תחת הסגר: עבודה מהבית בימי קורונה – טיפים למנהלים וסקראם מאסטרים

וירוס הקורונה שלח אנשים רבים, בימים קבועים עובדים מהמשרד, לעבודה מהבית. זהו שינוי גדול עבור הרבה צוותים שצריכים להגדיר מחדש את דרכי עבודתם.

להלן מספר טיפים למנהלים הרלוונטיים לימים אלה (והרלוונטיים גם לזמנים רגילים):

מומלץ מאוד לערוך שיחות וידיאו: הן מגבירות את המעורבות והפוקוס של אנשים בפגישה, מצמצמות נדידה למשימות אחרות ומאפשרות פגישה קצרה וממוקדת יותר. אם אתם לא מנהלים את הפגישה בווידאו, צריכה להיות לכך סיבה טובה מאוד.

באם צפויות בעיות רשת, על ההנהלה לספק הכוונה ופתרונות לאנשים

אל תקיימו פגישות בנות יותר משעה ללא הפסקה. מומלץ לקחת 10 דקות הפסקת התרעננות מידי שעה.

על המנהלים להקדיש תשומת לב יתרה לשמירה על רוח הצוות ותחושת ה"ביחד".

החליטו עם הצוות על שעה מוסכמת בה היום מתחיל (9:30? 10:00?). בשלב זה אנשים מצופים "להגיע למשרד" (= להתחבר).

פיתחו פגישה לאורך כל היום ב Teams/Zoom/או כל כלי אחר בו אתם משתמשים, מומלץ באמצעות וידיאו, כדי לאפשר לאנשים להישאר מחוברים בדיוק כפי שהיו עושים אם היו מגיעים למשרד. לאחר ברכות בוקר טוב, שיחת הא ודא וכו', אנשי הצוות יכול להשתיק את עצמם (MUTE) עד שהם זקוקים למישהו, אך הפלטפורמה הזו תאפשר להם לראות ולתקשר במהירות ובאופן אינטואיטיבי יותר מאשר שימוש בצ'אט/מיילים.

ערכו הפסקות קפה וירטואליות עם הצוות – כל שעה וחצי הציעו לכולם להביא משהו לשתות ו/או לנשנש ולהצטרף יחד וידאו צ'אט ממש כאילו הייתם במטבחון במשרד.

 לקראת סוף יום (נניח 15:30 או 16:00), ערכו פגישת סיכום יום. בדקו אם ישנם צרכים מיוחדים, האם נדרשים שינויים לקראת מחר ומה מצב הרוח הכללי בצוות. התייחסו לפגישה הזאת כמו פרידת סוף יום מלווה בניחוח רטרוספקטיב.

כיצד לערוך פגישות מרוחקות:

  • על מארגן הפגישות להצטרף לפגישה 2 דקות לפני תחילת הפגישה על מנת לוודא שלא יהיו עיכובים והפגישה תתחיל בזמן.
  • כאשר פגישה מתחילה, כולם עוברים ל"השתק" (MUTE). כך מופחתים רעשי רקע המונעים מאנשים לעקוב אחר הפגישה. לא יותר מאדם שמדבר בזמן נתון.
  • מארגן הפגישה צריך לוודא שכל המשתתפים מעורבים בפגישה: שאלו באופן פעיל שאלות את האנשים אשר לא נוטים לדבר, וודאו שאיש לא ישתלט על השיחה, וכיו"ב.
  • בקשו מאנשים שיודיעו אם הם צריכים לצאת למספר דקות, או אם הם עוברים לשיחה מקבילה, על מנת ששאר המשתתפים לא ידברו איתם/יחכו להם.

  Daily Meetings

  • השתמשו בלוח הווירטואלי של הצוות וגרף ה-Burndown (כמו- Jira / Rally / Azure / VersionOne וכו') ע"מ לעקוב אחר התקדמות הצוות ולוודא שכולם מעודכנים בנוגע למצב הצוות.
  • וודאו שאנשים מבינים מדוע חשוב לדאוג שלוח הצוות ישאר מעודכן.
  • שמרו על כך שהפגישה ממוקדת וקצרה.

  התאימו את קיבולת (Velocity) הספרינטים

  • קחו בחשבון את ההשפעה של העבודה מהבית על יכולת הצוות: אנשים שעובדים מהבית ובסביבתם משפחה והסחות דעת נוספות, אינם מאפשרים שמירה על אותה יכולת כמו קודם. 
  • התייחסו לנושא בפגישת תכנון הספרינט (Sprint Planning) וזהו מי יכול לעבוד כרגיל ומי יכולתו מושפעת בגלל העבודה מהבית.

אין צורך לחכות לסוף הספרינט כדי לשנות משהו בדרך בה הצוות עובד. ערכו רטרוספקטיבות לא רשמיות במהלך הספרינט ויישמו התאמות נדרשות לפי הצורך.

 כבדו את שעת ארוחת הצהריים – אל תקבעו פגישות בין 12-13 (אלא אם כן הוסכם אחרת מראש!).

 ואחרון חביב: אתם המנהיגי של קבוצותיכם. אנשים רואים בכם מודל. המשיכו להציב דוגמה חיובית, היו גמישים וזכרו להיות אמפתיים ותומכים באחרים. מי יודע, הימים המאתגרים הללו עשויים להתגלות כימים מעצימים שיצמיחו את הקבוצות שלכם ויביאו אותן לגבהים חדשים…